EMEKLİER SİGORTA ARACILIK HİZMETLERİ A.Ş.
ÇALIŞANLARI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE DAİR POLİTİKA

POLİTİKAMIZA DAİR

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Mezkûr Kanun “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişi”lere ilişkin her türlü bilginin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri içermektedir.

Emeklier Sigorta Aracılık Hizmetleri Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine Dair Politika (“Politika”), Emeklier Sigorta Aracılık Hizmetleri A.Ş. (“Şirket”) tarafından çalışanlara ait kişisel verilerin Kanun kapsamında işlenmesine ilişkin Şirket’in politikalarını izah etmektedir.

Şirket tarafından kişisel verileri işlenen çalışanlar dışındaki veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar ise Emeklier Sigorta Aracılık HizmetleriKişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine Dair Politikası kapsamında düzenlenmektedir.

Bu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncelleme yapılması halinde çalışanlar e-posta veya sair kanallar yoluyla bilgilendirileceklerdir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE DAİR PRENSİPLER

Kanun’un 4. maddesi çerçevesinde veri sorumlusu konumundaki Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki prensipler dahilinde hareket edecektir.

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk

Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenecektir. Şirket, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket edecek ve dürüstlük kurallarına uyacaktır.

• Doğruluk ve güncellik

Şirket, işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere veri sahiplerinin verilerini güncellemesi için olanak sağlayacak ve verilerin veritabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri alacaktır.

• Verileri meşru ve belirli amaçlarla işleme

Şirket bilgilendirme yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Dolayısıyla Şirket veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutacak ve veri sahiplerini bilgilendirme metinleri ile açık bir şekilde bilgilendirecektir.

• Amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme

Şirket tarafından kişisel veriler, veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işleyecektir.

• İlgili mevzuatta öngörülen veya gerekli olan süre kadar muhafaza etme

Şirket verileri, mevzuatta belli bir süre varsa bu süre boyunca muhafaza edecektir. Mevzuatta bu şekilde bir süre yoksa makul veri saklama süreleri belirlenecek ve veriler bu süre ile saklanacaktır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben veriler, silinecek veya anonim hale getirilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI  

Kanun’un 5 ve 6. Maddelerine göre, kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi şartları belirlenmiştir. Kanun’da sınırlı bir şekilde sayılmış olan özel nitelikli kişisel veriler kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini içermektedir.

Bahsi geçen maddelere göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenebilecektir:

• Veri sahibinin açık rızası bulunması.
• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması.
• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıda öngörülen şartlara tabi şekilde işlenebilecektir:

• Veri sahibinin açık rızası bulunması.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi.

Şirket tarafından çalışanlara ait kişisel veriler,

• Şirketin İnsan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini;
• Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden çalışanları faydalandırmak için gerekli çalışmaların yapılması;
• Şirket’in ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini;
• Şirketin iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması;

kapsamında, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları ile aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenecektir:

• İnsan kaynakları operasyonlarının yürütülmesi,
• Yeni çalışanların işe başlangıç ve özlük sürecinin yürütülmesi,
• Yan hak ve menfaatlere ilişkin süreçlerin yürütülmesi,
• Çalışan sağlığı operasyonlarının yürütülmesi,
• Şirket’e giriş yapan çalışanların takibi,
• Şirket’e giriş yapan araçların takibinin sağlanması,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Şirket’in internet trafiğinin izlenmesine ilişkin yasal yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Çalışanlara tahsis edilen elektronik ekipmanların operasyonu ve takibi,
• Sistem odaları fiziki ve elektronik güvenlik süreçlerinin yürütülmesi,
• Bilişim teknolojileri dahilinde yapılacak yedekle/geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Sistem/Uygulama erişimleri çerçevesinde kullanıcı tanımlarının yapılması,
• İş ortaklarıyla yürütülen etkinlik, konferans, eğitim ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi.

ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Aktarıma ilişkin Genel Şartlar

Kanun’un 8. maddesi, kişisel verilerin aktarımı ile ilgili olarak verinin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığına aktarma işlemini düzenlemiştir.

Bu bağlamda Şirket taraından özel nitelikli olmayan kişisel veriler, işleme şartlarından birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilecektir. Bu doğrultuda kişisel veriler;

• Veri sahibinin açık rızası bulunması,
• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

ilgili üçüncü kişilerle paylaşılabilecektir.

Özel nitelikli kişisel sayılan aşağıdaki veriler,

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi, ve
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi

Yetkili kamu otoritelerince talep edilmediği takdirde hiçbir şekilde üçüncü kişilere aktarılmayacaktır.

Yurtdışına Aktarım

Şirket tarafından kişisel verilerin yurtdışına ancak;

• Veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde, veya
• Veri sahibinin açık rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;
• Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması ve
• Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda ilgili Şirket’in ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile aktarılabilecektir.

Şirket Tarafından Aktarım Yapılan Diğer Taraflar

Yukarıdaki şartlar kapsamında Şirket tarafından kişisel veriler,

• Şirket tarafından dış kaynak kullandığı süreçlerde hizmet alımını temin amacıyla tedarikçilere.
• İş ortaklığının amaçlarının yerine getirilmesini temin amacıyla iş ortaklarına.
• Hukuki yetkileri çerçevesindeki talep edilen bilgilerle sınırlı olarak Hukuken yetkili kamu kuruluşları ve hukuken yetkili özel kişi veya kuruluşlara aktarılabilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN BELİRLENMESİ

Şirket tarafından işlenen kişisel verilerin kategorizasyonu:

• Kimlik bilgisi
• İletişim bilgisi
• Lokasyon verisi
• Aile bireyleri ve yakın bilgisi
• Bina güvenlik bilgisi
• İşlem güvenliği bilgisi
• Finansal bilgi
• Çalışan işlem bilgisi
• Çalışan performans ve kariyer gelişim bilgisi
• Yan haklar ve menfaatler bilgisi
• Hukuki işlem ve uyum bilgisi
• Özel nitelikli kişisel veri
• Talep/Şikayet yönetimi bilgisi
• Olay yönetimi bilgisi
• Kayıtlanmış görsel ve işitsel veri

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ USULÜ

Şirket, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerine kişisel verileri hangi amaçla işlediğini, bunların kime ve ne şekilde aktarabileceğini, kişisel veri toplama yöntemi ve sebebi ile veri sahibinin hakları konusunda bilgilendirme yapacaktır.

Kanun uyarınca açık rıza alınması gerekli olan hallerde, veri sahiplerinden açık rızaları da alınacaktır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİNİN TESPİTİ

Şirket, yürürlükte bulunan mevzuatı ve süreç konusu verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak saklanma sürelerini belirleyecektir.  

Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasını gerektirir başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte veya anonim hale getirilmektedir.

VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

Veri Sahiplerinin Hakları

Kişisel veri sahipleri veri sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir (Kanun madde 11)

• Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un 28. maddesinin 1. Fıkrası kapsamında aşağıda tanımlanan veriler Kanun kapsamı dışındadır ve veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır.

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan haller şunlardır: (Kanun madde 22/8)

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,

Veri Sahiplerinin Haklarını Kullanması

Veri sahipleri haklarını kullanmak için aşağıda yer alan linkdeki “Kişisel Veri Sahibi Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara ilişkin Form”u kullanabileceklerdir.

Başvurular ise aşağıdaki yöntemlerden biri ile gerçekleştirilecektir:

• Formun doldurularak ıslak imzalı kopyasının elden, noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektupla Merkez Mh. Turgut Sayın Cd. No:20/1 Gölcük/KOCAELİ adresine iletilmesi,
• Formun 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza ile imzalanarak emekliersigorta@hs02.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen bir yöntemin izlenmesi.

Bu yöntemlerin inkarı halinde, veri sahibinin kimliğini tespit etmeye uygun belgeler başvurulara eklenecektir.

Şirket, haklarını kullanmak isteyen veri sahiplerine, azami otuz gün içerisinde cevap verecektir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru yapabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname gerekecektir.

Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Şirket, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla yetkisiz erişimi, veri kayıplarını, zarar görmesini engelleyecek teknik ve idari önlemleri alacaktır.

Bu kapsamda Şirket;

• Kişisel verilere erişimleri kayıt altına alacak
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarları ile veri güvenliğini sağlayacak
• Kişisel veri işleme faaliyetlerini yapacak
• Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla denetimlerin yapılmasını sağlayacak
• Şirket içerisinde erişilen verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapmakta,
• Verilere ulaşımda verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapacak
• Özel nitelikli kişisel veriler varsa, bunlara erişimi daha katı önlemlere tabi tutacak.
• Kişisel verilere dış kaynak kullanımı, tedarikçi kullanımı sair nedenlerle Şirket dışından erişim olması halinde Şirket dış hizmet sağlayıcı tarafından Kanun’a uyumun sağlanmasına yönelik taahhütleri alacaktır
• Kişisel verilere erişim yetkisi bulunanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarını eğitecek, taahhütler alacaktır.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İLE İLGİLİ ŞİRKET İÇİ DENETİM

Şirket bünyesinde, Kanun’a uyum için gerekli aksiyonların takibi ve yönetilmesi amacıyla bir Kişisel Verilerin Korunması Denetim Birimi kurulmuştur ve başlıca görevleri şunlardır;
Şirket bünyesinde kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili politikalar çerçevesinde;

• Politika ve prosedürlerin uygulanması için Şirket bünyesinde gerekli görev dağılımını yapmak ve ilgili aksiyonların alındığının takibinin gerçekleştirmek,
• Kanun’un 12. maddesi uyarınca yapılacak denetimlerin takibini yapmak,
• Kanun’un uygulaması ile ilgili Şirket bünyesinde farkındalığı arttırmak için alınacak tedbirleri belirlemek, gerekli görev dağılımını yapmak,
• Gereken hallerde veri sahibi başvurularının çözümü için gerekli girişimlerde bulunmak
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile olan ilişkileri yürütmek.

Att-1